Comment gérer la durée d'audit IAF MD 5 dans un logiciel de certification de systèmes ?

Comment gérer la durée d'audit IAF MD 5 dans le logiciel ?

La durée d'audit IAF MD 5 est gérée comme un enregistrement de calcul versionné : partant de l'effectif, ajusté de manière justifiée par les facteurs de risque/complexité et propres à l'organisme, approuvé et réexaminé à chaque cycle.

Un système correct ne montre pas à l'utilisateur le seul résultat « combien d'auditeurs/jours ? ». Il conserve dans le même dossier de calcul la version du document utilisée, les données initiales, la structure des sites et des postes, les facteurs majorants ou minorants, l'étape d'arrondi, la répartition entre Étape 1 et Étape 2, la composition de l'équipe et l'approbation habilitée. Ainsi, lorsque le résultat change, ce n'est pas seulement le nouveau chiffre qui est traçable, mais aussi la raison du changement.

À quels audits l'IAF MD 5 s'applique-t-il ?

L'IAF MD 5:2023 fournit des dispositions obligatoires et des lignes directrices pour l'application cohérente des exigences pertinentes de l'ISO/IEC 17021-1 lors des audits de systèmes de management de la qualité, de l'environnement et de la santé et sécurité au travail.

Au moment de la rédaction de cet article, le document officiel en vigueur est l'IAF MD 5:2023, Issue 4, Version 3, publié le 14 juin 2023. Le document utilise l'effectif comme point de départ, mais précise expressément que ce n'est pas le seul critère d'évaluation. La certification initiale correspond à la somme de l'Étape 1 et de l'Étape 2 ; le temps nécessaire à la surveillance et à la recertification doit être déterminé pour chaque client. [1]

La page de demande de certification de système de management du TÜRKAK indique également qu'aux côtés de l'ISO/IEC 17021-1 et des documents normatifs connexes, les documents obligatoires de l'IAF seront appliqués, et que l'IAF MD 5 est le document relatif à la détermination du temps d'audit pour les systèmes de management de la qualité, de l'environnement et de la santé-sécurité au travail. Cette information montre que la règle du logiciel ne doit pas être enregistrée sous le nom de « calcul ISO générique » : le programme, le périmètre et la version du document doivent être sélectionnés explicitement. [2]

Dans quel ordre effectuer le calcul ?

Le calcul doit progresser par les étapes suivantes : sélection du type de système applicable, détermination de l'effectif, recherche de la durée de base, évaluation des facteurs, arrondi de la durée et approbation justifiée.

Sauter cette étape entraîne deux types de risques. Se limiter à la seule tranche d'effectifs fait perdre la complexité propre à l'organisme ; écrire d'abord le nombre de jours cible puis ajuster les facteurs à ce résultat inverse la logique de justification. Le système doit afficher la durée de base et les corrections dans des champs distincts et expliquer à l'utilisateur l'écart entre le calcul précédent et le nouveau calcul.

Pourquoi l'effectif équivalent plein temps n'est-il pas identique au total de la paie ?

L'effectif équivalent est une donnée d'entrée technique qui prend en compte le personnel à temps plein, temporaire et à temps partiels participant aux activités couvertes par la certification, ainsi que les équipes de travail et, le cas échéant, les sous-traitants inclus dans le périmètre.

L'IAF MD 5 exige la prise en compte des employés permanents, temporaires et à temps partiels dans le calcul de l'effectif équivalent, des équipes de travail relevant du périmètre, du personnel administratif/bureautique et des processus similaires ou répétitifs. Dans le cadre d'un SMSST, les employés de sous-traitants/sous-traitants en second placés sous le contrôle ou l'influence de l'organisme et susceptibles d'affecter la performance prennent également de l'importance. Pour les activités saisonnières, la durée d'audit doit être planifiée pendant la période où les activités peuvent être représentées. [1]

Dans le logiciel, la source peut provenir du système de ressources humaines ; toutefois, le chiffre brut ne doit pas être accepté tel quel comme résultat technique. La relation de chaque groupe de personnel avec le périmètre, le taux de temps partiel, l'équipe de travail, la justification des processus similaires et la situation de sous-traitance doivent être visibles. La correction technique manuelle effectuée après l'intégration RH doit également être consignée avec l'utilisateur, la date et une explication.

• Le siège et les sites doivent être tenus avec des répartitions d'effectifs distinctes.
• Une équipe de travail ne doit pas être évaluée uniquement comme un total de personnes, mais selon la différence de processus à auditer.
• La période retenue et les preuves pour le personnel saisonnier doivent être notées.
• La justification de toute réduction liée au personnel hors périmètre doit être explicite.
• L'évaluation des sous-traitants et des sous-traitants en second doit être traitée séparément dans les contextes QMS, EMS et SMSST.

Comment la sélection du risque et de la complexité est-elle effectuée ?

Pour le QMS, on évalue le risque de défaillance du produit/service ; pour l'EMS, la complexité des aspects environnementaux ; pour le SMSST, la nature et la gravité des risques pour la santé et la sécurité au travail.

L'approche de l'IAF MD 5 n'est pas identique pour les trois systèmes. Du côté QMS, on trouve des exemples de risques élevé, moyen et faible ; du côté EMS, cinq catégories de complexité fondamentales pour les aspects environnementaux ; du côté SMSST, des exemples de secteurs corrélés à la complexité des risques. Le logiciel ne doit pas se contenter de sélectionner automatiquement une classe à partir du code sectoriel et de verrouiller le champ. L'activité réelle, les processus, le produit/service, les conditions environnementales et le contexte de risque doivent être vérifiés par la personne habilitée.

Par exemple, au sein d'un même secteur général, un organisme peut mener des activités limitées et de faible complexité tandis qu'un autre peut être soumis à des procédés chimiques, à des équipes multiples ou à une charge réglementaire intense. Une suggestion par défaut peut être proposée ; mais la justification de la classe choisie et, le cas échéant, l'écart par rapport à la valeur par défaut doivent être conservés. Lors d'une surveillance ultérieure, si l'activité a changé, l'ancienne classe ne doit pas être utilisée silencieusement et une tâche de réévaluation doit être ouverte.

Quels facteurs modifient la durée de base ?

La complexité des sites et de la logistique, la langue, les grandes superficies, la densité réglementaire élevée, les processus uniques, les sites temporaires et l'externalisation des processus sont les principaux facteurs susceptibles d'affecter la durée.

L'IAF MD 5 indique que des situations telles que plusieurs bâtiments ou localisations, des langues différentes et le besoin d'interprètes, un site très étendu par rapport à l'effectif, des activités fortement réglementées, des processus très complexes ou uniques et des visites de sites temporaires peuvent augmenter la durée. Pour les QMS, EMS et SMSST s'ajoutent en outre des facteurs propres à chaque système. Si une réduction est envisagée, les fondements tels que la maturité du système, les processus répétitifs ou de faible complexité ou l'étendue limitée du périmètre doivent être consignés explicitement, sans affaiblir l'efficacité de l'audit. [1]

Un bon modèle de données ne conserve pas les facteurs sous forme de simples cases « augmenter/réduire ». Le type de facteur, l'information source, la quantité, l'explication, les pièces jointes, la personne qui propose, la personne qui approuve et la date d'entrée en vigueur sont conservés ensemble. Ainsi, on peut voir si une réduction accordée au cycle précédent reste valable pour l'organisme actuel.

Comment lire un exemple simple de QMS ?

Dans le tableau QMS de l'IAF MD 5, la valeur initiale pour 26 à 45 personnes équivalentes, exprimée comme total des phases 1 et 2 du premier audit, est de 4 auditeurs/jours ; ce n'est pas la valeur de l'offre définitive.

Supposons que, dans un organisme exemplaire, l'effectif équivalent soit vérifié à 38. Le tableau QMS 1 donne une valeur initiale de 4 auditeurs/jours. Si l'organisme exerce ses activités dans deux bâtiments distincts, si le processus de conception se trouve dans une autre localisation et si deux langues seront utilisées lors de l'audit, ces conditions sont évaluées séparément. En revanche, le caractère largement répétitif des processus peut susciter une discussion de réduction. Le fondement de chaque augmentation et de chaque diminution est consigné séparément ; le résultat est arrondi au demi-jour le plus proche et soumis à l'approbation de la personne habilitée. [1]

Cet exemple n'est pas un résultat prêt à l'emploi pour un client donné. Affirmer que « 38 personnes équivalent à 4 jours » sans connaître la classe de risque, le périmètre, les équipes, les sites, l'externalisation, le système intégré et les règles du programme est incomplet. Un exemple logiciel peut être présenté à des fins de formation ; dans le calcul réel, chaque donnée d'entrée doit être revérifiée.

Auditeur/jour, jour calendaire et taille d'équipe désignent-ils la même chose ?

Non. L'auditeur/jour est l'effort total ; la durée calendaire et la taille de l'équipe montrent comment cet effort est réparti et doivent être planifiées séparément pour l'efficacité.

Selon l'IAF MD 5, un jour d'audit compte normalement huit heures. Si le calcul donne un résultat décimal, un ajustement au demi-jour le plus proche est effectué ; par exemple 5,3 jours deviennent 5,5 jours et 5,2 jours deviennent 5 jours. Réduire le nombre de jours d'audit dès le départ en planifiant des journées de travail plus longues n'est pas une approche appropriée. La taille de l'équipe n'est pas non plus un simple exercice de division mécanique : une activité menée par deux auditeurs sur une demi-journée ne produit pas, dans tous les cas, le même effet qu'un jour complet d'un auditeur. [1]

Le logiciel doit afficher séparément le total d'auditeurs/jours, les jours calendaires passés sur site, l'activité à distance, les déplacements et la durée affectée à chaque membre de l'équipe. Les sessions qui se chevauchent ou une même personne apparaissant simultanément sur deux sites doivent être détectées lors de la validation du planning. Lorsque le planning change, même si le résultat du calcul ne change pas, la version de la répartition doit être actualisée.

Comment traiter les audits à distance, multisites et intégrés ?

Ces scénarios ajoutent des règles supplémentaires au calcul de base ; le logiciel doit contrôler séparément la conformité, l'échantillonnage, la limite des activités à distance et l'ajustement de la durée intégrée.

L'IAF MD 5 exige, lorsque des techniques d'audit à distance sont utilisées, l'application des exigences de l'IAF MD 4 et la description des activités dans le plan. Pour le SMSST, les activités à distance se limitent à l'examen documentaire/des enregistrements et aux entretiens ; la maîtrise des processus et le contrôle des risques SST ne peuvent être audités par une technique d'audit à distance. Dans le logiciel, cette limite ne doit pas reposer sur la seule étiquette « à distance », mais sur le type d'activité et sa justification. [3]

Dans les structures multisites, chaque site, la fonction centrale, l'effectif, l'activité et la décision d'échantillonnage sont maintenus en lien. Dans les systèmes intégrés, les durées applicables aux différents systèmes de management, le niveau d'intégration et la compétence de l'équipe sont évalués ensemble. L'IAF ID 14:2023 est un document d'information à jour qui explique les étapes d'applicabilité, d'échantillonnage, d'effectif équivalent, de complexité, de correction et de durée totale pour déterminer la durée d'audit intégré multisite ; il ne remplace ni l'IAF MD 5 ni les exigences obligatoires du programme. [4]

Comment actualiser les durées de surveillance et de recertification ?

Les durées de surveillance et de recertification doivent être réexaminées sur la base des données actualisées du client et de la performance du système, et non par simple recopie de l'ancien nombre de jours.

L'IAF MD 5 fournit un cadre selon lequel, dans le premier cycle triennal, la durée consacrée à la surveillance annuelle représente environ un tiers de la durée de certification initiale, et la durée de recertification environ deux tiers d'un audit initial actualisé qui serait réalisé à cette date. Le calcul de recertification n'est pas simplement deux tiers de la durée effectivement passée lors du premier audit. Les changements d'organisme, de périmètre, d'effectif, de sites, d'équipes, de processus et de maturité du système doivent être pris en compte. [1]

C'est pourquoi le logiciel doit ouvrir, avant chaque surveillance, un formulaire de mise à jour client, comparer les nouvelles données au calcul précédent et signaler les écarts nécessitant une réévaluation. Même en l'absence de changement, la personne qui examine et la date doivent être consignées. Ainsi, l'argument « l'an dernier c'était aussi deux jours » ne se substitue pas à la justification technique.

Quels contrôles sont indispensables dans le moteur de calcul ?

Le moteur de calcul doit gérer ensemble la version, l'instantané des données d'entrée, les étapes intermédiaires explicables, l'approbation habilitée, le verrouillage et les déclencheurs de recalcul.

• Version de la règle : « IAF MD 5 » seul ne suffit pas ; l'édition, la version, la date de publication/d'application et la version interne de la règle doivent être visibles.
• Données sources : L'origine et la date d'obtention des informations sur l'effectif, les sites et les activités doivent être consignées.
• Résultat intermédiaire : La durée de base, chaque correction, l'arrondi et la répartition doivent pouvoir être suivis par l'utilisateur.
• Contrôle des rôles : La matrice d'autorisation entre celui qui prépare le calcul et celui qui l'approuve doit être séparée conformément à la procédure de l'organisme.
• Verrouillage : Un calcul rattaché à une offre ou à un plan approuvé ne doit pas être modifié silencieusement ; une nouvelle révision doit être ouverte.
• Déclencheur : Tout changement d'effectif, de périmètre, de site, d'équipe ou de processus doit générer une tâche de réévaluation.
• Rapport : La durée et sa justification présentées au client, ainsi que le détail du calcul technique interne, doivent être affichés au bon niveau d'accès.

Cette approche soutient le cadre de compétence, de cohérence et d'impartialité de l'ISO/IEC 17021-1 ; elle ne remplace toutefois pas l'ensemble complet des exigences de la norme. L'écran de calcul, le dossier de certification de systèmes, de la candidature au certificat, n'est qu'un point de contrôle. [5]

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes dans un logiciel IAF MD 5 ?

Les erreurs les plus fréquentes sont : considérer directement l'effectif de la paie comme effectif équivalent, ne pas consigner la justification des facteurs et recopier un ancien calcul sans contrôle des changements.

• Utiliser la même sélection risque/complexité pour les QMS, EMS et SMSST.
• Dissoudre la répartition des équipes et des sites dans le seul effectif total.
• Appliquer un facteur de réduction sans évaluer l'efficacité de l'audit.
• Enregistrer la durée d'activité à distance sans montrer quel processus a été évalué et comment.
• Diviser les auditeurs/jours par jours calendaires sans évaluer séparément l'efficacité de l'équipe.
• Recopier automatiquement le chiffre de la première année pour la surveillance et la recertification.
• Recalculer silencieusement les dossiers passés avec la nouvelle règle dès qu'une nouvelle version du document paraît.

Comment le processus IAF MD 5 peut-il être structuré dans Vizyon Alia ?

Dans Vizyon Alia, le calcul peut être structuré comme un enregistrement rattaché aux données de candidature, rendant visibles la version de la règle et les justifications des facteurs, lié aux dossiers d'offre, de plan et de décision, et approuvé par une personne habilitée.

Dans la solution Vizyon Alia, le client, le périmètre, les sites, les auditeurs et le cycle du certificat sont rattachés au même dossier opérationnel. Il ne serait pas correct d'activer une formule générale sans avoir analysé le tableau de calcul IAF MD 5 actuel de l'organisme, son flux d'approbation et les particularités de son programme. Lors du pilote, quelques dossiers anonymes achevés dans le passé doivent être recalculés avec le nouveau moteur ; l'équipe technique doit examiner si les écarts proviennent de la règle, des données ou de l'ancienne pratique.

Démonstration et analyse de processus préparer un exemple QMS, un exemple EMS/SMSST, un exemple multisite et un exemple de changement de périmètre ; cela permet d'évaluer le moteur de calcul non seulement dans le scénario normal, mais aussi dans les cas exceptionnels.

Foire aux questions