Como gerir o tempo de auditoria IAF MD 5 no software de certificação de sistemas?

Como é gerida no software a duração da auditoria IAF MD 5?

A duração da auditoria IAF MD 5 é gerida como um registo de cálculo versionado, que parte do número de trabalhadores efetivos, é ajustado de forma justificada com fatores de risco/complexidade e específicos da organização, é aprovado e é revisto em cada ciclo.

O sistema correto não mostra ao utilizador apenas o resultado “quantos auditores/dias?”. Guarda no mesmo processo de cálculo que versão de documento foi usada, os dados iniciais, a estrutura de locais e turnos, os fatores de aumento ou redução, o passo de arredondamento, a distribuição entre Fase 1 e Fase 2, a composição da equipa e a aprovação autorizada. Assim, quando o resultado muda, não é rastreável apenas o novo número, mas também a razão da alteração.

Para que auditorias se usa a IAF MD 5?

A IAF MD 5:2023 oferece disposições obrigatórias e orientação para a aplicação coerente dos requisitos pertinentes da ISO/IEC 17021-1 em auditorias de sistemas de gestão da qualidade, ambiente e segurança e saúde no trabalho.

Quando este artigo foi preparado, o documento oficial atualizado era a IAF MD 5:2023, Issue 4, Version 3, publicada em 14 de junho de 2023. O documento usa o número de trabalhadores efetivos como ponto de partida, mas salienta que este não é o único critério de avaliação. O tempo necessário para a certificação inicial, soma das Fases 1 e 2, e para a vigilância e a recertificação deve ser determinado caso a caso, para cada cliente. [1]

A página de candidatura da TÜRKAK para certificação de sistemas de gestão mostra também que, além dos documentos normativos relacionados com a ISO/IEC 17021-1, serão aplicados os documentos obrigatórios do IAF e que a IAF MD 5 é o documento para a determinação do tempo de auditoria nos sistemas de gestão da qualidade, ambiente e segurança e saúde no trabalho. Esta informação mostra que a regra do software não deve ser guardada com o nome de “cálculo ISO genérico”: o programa, o âmbito e a versão do documento devem ser escolhidos explicitamente. [2]

Em que ordem deve ser feito o cálculo?

O cálculo deve avançar pelos passos de escolha do tipo de sistema aplicável, determinação dos trabalhadores efetivos, obtenção da duração de base, avaliação dos fatores, arredondamento da duração e aprovação justificada.

Saltar esta ordem gera dois tipos de risco. Olhar apenas para a faixa de pessoal perde a complexidade própria da organização; escrever primeiro os dias pretendidos e depois ajustar os fatores a esse resultado inverte a justificação. O sistema deve mostrar a duração de base e as correções em campos separados; e explicar ao utilizador a diferença entre o cálculo anterior e o novo.

Porque é que o número de trabalhadores efetivos não é igual ao total da folha de vencimentos?

O pessoal eficaz é o indicador técnico que tem em conta o pessoal a tempo inteiro, temporário e a tempo parcial que participa nas atividades abrangidas pela certificação, os turnos e, quando aplicável, os empreiteiros incluídos no âmbito.

O IAF MD 5 exige que, no cálculo do pessoal eficaz, sejam avaliados os trabalhadores permanentes, temporários e a tempo parcial; os turnos incluídos no âmbito, o pessoal administrativo/de escritório e os processos semelhantes ou repetitivos. No âmbito do SGSSO, ganham também importância os trabalhadores de empreiteiros/subempreiteiros que estejam sob o controlo ou a influência da organização e que possam afetar o desempenho. Nas atividades sazonais, o tempo de auditoria deve ser planeado para o período em que as atividades possam ser representadas. [1]

No software, a fonte pode provir do sistema de recursos humanos; contudo, o número bruto não deve ser aceite como resultado técnico. A relação de cada grupo de pessoal com o âmbito, a taxa de tempo parcial, o turno, a justificação de processos semelhantes e a situação de externalização devem estar visíveis. O ajustamento técnico manual efetuado após a integração de RH também deve ser registado com utilizador, data e justificação.

• A sede e os locais devem ser mantidos com distribuições de pessoal separadas.
• O turno deve ser avaliado não apenas pelo número total, mas pela diferença de processos que têm de ser auditados.
• O período utilizado para o pessoal sazonal e a respetiva evidência devem ser registados.
• A justificação da redução relativa ao pessoal fora do âmbito deve estar explícita.
• A avaliação de empreiteiros e subempreiteiros deve ser tratada separadamente nos contextos do SGQ, SGA e SGSSO.

Como é feita a seleção de risco e complexidade?

Para o SGQ avalia-se o risco de falha do produto/serviço; para o SGA, a complexidade das dimensões ambientais; para o SGSSO, a natureza e gravidade dos riscos de segurança e saúde no trabalho.

A abordagem do IAF MD 5 não é idêntica para os três sistemas. Do lado do SGQ existem exemplos de risco elevado, médio e baixo; do lado do SGA, cinco categorias básicas de complexidade para as dimensões ambientais; do lado do SGSSO, exemplos de setores relacionados com a complexidade do risco. O software não deve limitar-se a selecionar automaticamente a classe a partir do código do setor e a bloquear o campo. A atividade real, os processos, o produto/serviço, as condições ambientais e o contexto de risco devem ser verificados por pessoa autorizada.

Por exemplo, dentro do mesmo setor genérico, uma organização pode realizar atividades limitadas e de baixa complexidade enquanto outra pode envolver processos químicos, turnos múltiplos ou elevada carga regulamentar. Pode ser apresentada uma sugestão predefinida; porém, a justificação da classe escolhida e, se existir, o desvio em relação à predefinição devem ser guardados. Na auditoria de vigilância seguinte, se a atividade mudou, a classe antiga não deve ser usada silenciosamente; deve ser aberta uma tarefa de reavaliação.

Que fatores alteram o tempo base?

A complexidade de locais e logística, o idioma, as grandes áreas, a elevada densidade regulamentar, os processos únicos, os locais temporários e os processos externalizados são os principais fatores que podem influenciar o tempo.

O IAF MD 5 refere que situações como múltiplos edifícios ou localizações, idiomas diferentes e necessidade de intérpretes, áreas muito grandes em relação ao número de pessoal, atividades sujeitas a intensa regulamentação, processos muito complexos ou únicos e visitas a locais temporários podem aumentar o tempo. Para o SGQ, o SGA e o SGSSO existem ainda fatores específicos do sistema. Se se considerar uma redução, os fundamentos como a maturidade do sistema, os processos repetitivos/de baixa complexidade ou a limitação do âmbito devem ser claramente registados; a eficácia da auditoria não deve ser enfraquecida. [1]

Um bom modelo de dados não mantém os fatores apenas como caixas de «aumenta/reduz». O tipo de fator, a informação de origem, a quantidade, a descrição, o ficheiro anexo, a pessoa que propõe, a pessoa que aprova e a data de entrada em vigor são guardados em conjunto. Assim, é possível ver se a redução do ciclo anterior ainda é válida para a organização atual.

Como deve ser lido um exemplo simples de SGQ?

Na tabela SGQ do IAF MD 5, o valor inicial para 26–45 de pessoal eficaz, como total da Fase 1 e Fase 2 da auditoria inicial, é 4 auditores/dias; este não é o valor final da proposta.

Suponha-se que, numa organização de exemplo, o número de pessoal eficaz é confirmado como 38. A tabela QMS 1 fornece um valor inicial de 4 auditores/dias. Se a organização opera em dois edifícios separados, o processo de conceção está localizado num local diferente e na auditoria serão usados dois idiomas, estas condições são avaliadas adicionalmente. Em contrapartida, a maior parte dos processos ser repetitiva pode suscitar uma discussão de redução. O fundamento de cada aumento e redução é escrito separadamente; o resultado é ajustado para o meio-dia mais próximo e submetido a aprovação autorizada. [1]

Este exemplo não é um resultado pronto para um cliente específico. Dizer que «38 pessoas equivalem a 4 dias» sem conhecer a classe de risco, o âmbito, os turnos, os locais, a externalização, o sistema integrado e as regras do programa é incompleto. O software pode mostrar o exemplo para fins de formação; no cálculo real, cada introdução deve ser verificada de novo.

Auditor/dia, dia de calendário e dimensão da equipa são a mesma coisa?

Não. O auditor/dia é o esforço total; o tempo de calendário e a dimensão da equipa mostram como esse esforço é distribuído e devem também ser planeados em termos de eficácia.

Segundo o IAF MD 5, um dia de auditoria tem normalmente oito horas. Se o cálculo produzir uma casa decimal, faz-se o ajustamento para o meio-dia mais próximo; por exemplo, 5,3 dias passa a 5,5 dias e 5,2 dias passa a 5 dias. Não é uma abordagem adequada reduzir o número de dias de auditoria planeando jornadas diárias mais longas. A dimensão da equipa também não é matéria de divisão mecânica: a atividade conduzida por dois auditores durante meio dia pode não produzir, em todos os casos, o mesmo efeito que um dia inteiro de um auditor. [1]

O software deve mostrar separadamente o total de auditores/dias, os dias de calendário passados no local, a atividade à distância, as deslocações e o tempo atribuído por membro da equipa. As sessões sobrepostas ou a presença de uma única pessoa em dois locais ao mesmo tempo devem ser detetadas na validação do plano. Quando o plano muda, mesmo que o resultado do cálculo não mude, a versão da distribuição deve ser renovada.

Como são tratadas as auditorias à distância, multilocal e integradas?

Estes cenários acrescentam regras ao cálculo base; o software deve verificar separadamente a adequação, a amostragem, o limite de atividade à distância e o ajustamento do tempo integrado.

O IAF MD 5 exige que, quando são utilizadas técnicas de auditoria à distância, sejam aplicadas as condições do IAF MD 4 e que as atividades sejam definidas no plano. Para o SGSSO, as atividades à distância limitam-se à análise documental/de registos e a entrevistas; o controlo de processos e o controlo de riscos de SST não podem ser auditados com técnicas de auditoria à distância. Este limite deve ser estabelecido no software não apenas com a etiqueta «à distância», mas com o tipo de atividade e a justificação. [3]

Nas estruturas multilocal, cada local, a função central, o pessoal, a atividade e a decisão de amostragem são mantidos ligados. Nos sistemas integrados, os tempos aplicáveis dos diferentes sistemas de gestão, o nível de integração e a competência da equipa são avaliados em conjunto. O IAF ID 14:2023 é um documento informativo atualizado que explica os passos de adequação, amostragem, pessoal eficaz, complexidade, correção e tempo total para determinar o tempo de auditoria multilocal integrada; não substitui as obrigações do IAF MD 5 nem as condições do programa. [4]

Como são atualizados os tempos de vigilância e de recertificação?

Os tempos de vigilância e recertificação devem ser reavaliados com base nos dados atuais do cliente e no desempenho do sistema, em vez de copiar o número de dias antigo.

O IAF MD 5 apresenta uma estrutura que prevê que, no primeiro ciclo de três anos, o tempo despendido na vigilância anual seja cerca de um terço do tempo da certificação inicial; e que o tempo de recertificação seja cerca de dois terços de uma auditoria inicial atual realizada nessa data. O cálculo da recertificação não é diretamente dois terços do tempo efetivamente despendido na auditoria inicial. Devem ser consideradas as alterações da organização, do âmbito, do pessoal, dos locais, dos turnos, dos processos e da maturidade do sistema. [1]

Por isso, o software deve abrir, antes de cada vigilância, um formulário de atualização do cliente, comparar os novos dados com o cálculo anterior e sinalizar as diferenças que exigem reavaliação. Mesmo que não haja alterações, o revisor e a data devem ser registados. Assim, a expressão «no ano passado também foram dois dias» não é usada em substituição de uma justificação técnica.

Que controlos devem ser obrigatórios no motor de cálculo?

O motor de cálculo deve gerir em conjunto a versão, o instantâneo das entradas, os passos intermédios explicáveis, a aprovação autorizada, o bloqueio e os acionadores de recálculo.

• Versão da regra: «IAF MD 5» por si só não basta; devem estar visíveis a edição (issue), a versão (version), a data de publicação/aplicação e a versão da regra interna da instituição.
• Dados de origem: Deve ser registado quem forneceu a informação sobre pessoal, locais e atividades e em que data.
• Resultado intermédio: O tempo base, cada correção, arredondamento e distribuição devem ser rastreáveis pelo utilizador.
• Controlo de funções: A matriz de autorizações entre quem prepara o cálculo e quem o aprova deve ser separada conforme o procedimento da organização.
• Bloqueio: O cálculo associado a uma proposta ou a um plano aprovado não deve ser alterado silenciosamente; deve ser aberta uma nova revisão.
• Acionador: Uma alteração de pessoal, âmbito, local, turno ou processo deve gerar uma tarefa de reavaliação.
• Relatório: O tempo e a justificação a apresentar ao cliente e o detalhe do cálculo técnico interno devem ser mostrados no nível de acesso correto.

Esta abordagem apoia a estrutura de competência, coerência e imparcialidade da ISO/IEC 17021-1; mas não substitui o conjunto completo de requisitos da norma. O ecrã de cálculo é do processo de certificação de sistemas, desde a candidatura ao certificado, apenas uma porta de controlo. [5]

Quais são os erros mais frequentes no software IAF MD 5?

Os erros mais frequentes são aceitar diretamente o número do processamento salarial como pessoal eficaz, não guardar a justificação dos fatores e copiar o cálculo antigo sem controlo de alterações.

• Utilizar a mesma seleção de risco/complexidade para o SGQ, o SGA e o SGSSO.
• Diluir a distribuição de turnos e locais apenas dentro do total de pessoal.
• Aplicar o fator de redução sem avaliar a eficácia da auditoria.
• Registar o tempo de atividade à distância sem mostrar como cada processo foi avaliado.
• Dividir o auditor/dia por dia de calendário e não avaliar também a eficácia da equipa.
• Copiar automaticamente o número do primeiro ano na vigilância e recertificação.
• Recalcular silenciosamente os processos antigos com a nova regra quando chega uma nova versão do documento.

Como pode ser estruturado o processo IAF MD 5 dentro do Vizyon Alia?

No Vizyon Alia, o cálculo pode ser estruturado como um registo dependente dos dados da candidatura, com a versão da regra e as justificações dos fatores visíveis, associado aos processos de proposta-plano-decisão e aprovado por pessoa autorizada.

na solução Vizyon Alia o cliente, o âmbito, os locais, os auditores e o ciclo de certificação são ligados ao mesmo processo operacional. Não é correto pôr em marcha uma fórmula genérica sem analisar a folha de cálculo IAF MD 5 atual da organização, o fluxo de aprovação e as diferenças do programa. Durante o piloto, alguns processos anónimos já concluídos devem ser recalculados com o novo motor; a equipa técnica deve examinar se as diferenças provêm da regra, dos dados ou da prática antiga.

Demonstração e análise de processos preparar um exemplo de SGQ, um de SGA/SGSSO, um multilocal e um de alteração de âmbito; isto assegura que o motor de cálculo é avaliado não só no cenário normal, mas também nas exceções.

Perguntas frequentes