كيف تُدار مدة التدقيق وفق IAF MD 5 في برنامج منح شهادات الأنظمة؟

كيف تُدار أيام التدقيق وفق IAF MD 5 في البرمجيات؟

تُدار أيام التدقيق وفق IAF MD 5 كسجل حساب خاضع لإدارة الإصدارات يبدأ من العدد الفعّال للعاملين، ويُعدَّل بمبرر بعوامل الخطر/التعقيد والعوامل الخاصة بالمؤسسة، ويُعتمد، ويُراجع في كل دورة.

لا يعرض النظام الصحيح للمستخدم نتيجة «كم مدققًا/يومًا؟» فقط. بل يحفظ في ملف الحساب ذاته أي إصدار وثيقة استُخدم، والبيانات الابتدائية، وبنية المواقع والورديات، والعوامل الزائدة أو الناقصة، وخطوة التقريب، وتوزيع المرحلتين 1 و2، وتركيب الفريق والاعتماد المخوّل. وهكذا عند تغيّر النتيجة لا يُتتبع الرقم الجديد فقط بل سبب التغيير أيضًا.

لأي تدقيقات يُستخدم IAF MD 5؟

يقدم IAF MD 5:2023 أحكامًا إلزامية وإرشادًا للتطبيق المتسق للشروط ذات الصلة من ISO/IEC 17021-1 في تدقيق أنظمة إدارة الجودة والبيئة وصحة وسلامة العمل.

عند إعداد هذا المقال كانت الوثيقة الرسمية المحدّثة هي IAF MD 5:2023، الإصدار 4، النسخة 3؛ ونُشرت في 14 يونيو 2023. تستخدم الوثيقة العدد الفعّال للعاملين نقطة انطلاق لكنها تؤكد أنه ليس التقييم الوحيد. ويجب تحديد منح الشهادة الأولي كمجموع المرحلتين 1 و2؛ والوقت اللازم لتدقيق المتابعة وإعادة منح الشهادة لكل عميل على حدة. [1]

وتُظهر صفحة طلب الاعتماد لدى TÜRKAK لمنح شهادات أنظمة الإدارة أنه إلى جانب الوثائق المعيارية ذات الصلة بـISO/IEC 17021-1 ستُطبق وثائق IAF الإلزامية، وأن IAF MD 5 وثيقة لتحديد وقت التدقيق لأنظمة إدارة الجودة والبيئة وصحة وسلامة العمل. يثبت هذا أنه لا يجب حفظ قاعدة البرمجيات باسم «حساب ISO العام»: بل يجب اختيار البرنامج والنطاق وإصدار الوثيقة بوضوح. [2]

بأي ترتيب يُجرى الحساب؟

يتقدم الحساب بخطوات اختيار نوع النظام القابل للتطبيق، وتحديد العدد الفعّال للعاملين، وإيجاد المدة الأساسية، وتقييم العوامل، وتقريب المدة، والاعتماد المبرر.

تخطي هذا الترتيب يؤدي إلى نوعين من الخطر. فالنظر إلى شريحة الموظفين فقط يفقد التعقيد الخاص بالمؤسسة؛ وكتابة الأيام المستهدفة أولًا ثم ملاءمة العوامل معها تقلب المبرر. ويجب أن يعرض النظام المدة الأساسية والتصحيحات في حقول منفصلة؛ وأن يشرح للمستخدم الفرق بين الحساب السابق والجديد.

لماذا لا يساوي العدد الفعّال للعاملين مجموع كشوف الرواتب؟

الموظفون الفعليون مدخل تقني يراعي الموظفين بدوام كامل ومؤقتين وجزئيين المشاركين في الأنشطة ضمن نطاق منح الشهادة، والورديات، والمقاولين داخل النطاق عند القابلية للتطبيق.

يطلب IAF MD 5 في حساب العدد الفعّال للعاملين تقييم الموظفين الدائمين والمؤقتين وجزئي الدوام؛ والورديات داخل النطاق، وموظفي الإدارة/المكتب، والعمليات المماثلة أو المتكررة. وفي نطاق OH&SMS يكتسب أهمية أيضًا موظفو المقاولين/المقاولين من الباطن الخاضعين لسيطرة المؤسسة أو تأثيرها والقادرين على التأثير في الأداء. وفي الأنشطة الموسمية يجب تخطيط وقت التدقيق في الفترة التي يمكن تمثيل الأنشطة فيها. [1]

قد يأتي المصدر في البرمجيات من نظام الموارد البشرية؛ لكن لا يُقبل الرقم الخام كنتيجة تقنية. فيجب أن تظهر علاقة كل مجموعة موظفين بالنطاق ونسبة الدوام الجزئي وورديتها ومبرر العمليات المماثلة وحالة الاستضافة الخارجية. ويُسجَّل أيضًا التصحيح التقني اليدوي بعد تكامل الموارد البشرية بالمستخدم والتاريخ والشرح.

• يُحفظ المركز والمواقع بتوزيع موظفين منفصل.
• تُقيَّم الوردية ليس بعدد إجمالي فقط بل بفرق العمليات الواجب تدقيقها.
• يُدوَّن للفترة المستخدمة للموظفين الموسميين ودليلها.
• يجب أن يكون مبرر الإنقاص المتعلق بموظفين خارج النطاق واضحًا.
• تُعالج تقييمات المقاولين والمقاولين من الباطن منفصلة في سياق QMS وEMS وOH&SMS.

كيف يُختار الخطر والتعقيد؟

لـQMS يُقيَّم خطر فشل المنتج/الخدمة؛ ولـEMS تعقيد الجوانب البيئية؛ ولـOH&SMS طبيعة مخاطر صحة وسلامة العمل وشدتها.

نهج IAF MD 5 ليس واحدًا للأنظمة الثلاثة. ففي جانب QMS أمثلة خطر عالٍ ومتوسط ومنخفض؛ وفي EMS خمس فئات تعقيد أساسية للجوانب البيئية؛ وفي OH&SMS أمثلة قطاعات مرتبطة بتعقيد الخطر. ولا يجب أن يختار النظام الفئة تلقائيًا من رمز القطاع فقط ويقفل الحقل. بل يتحقق الشخص المخوّل من النشاط الفعلي والعمليات والمنتج/الخدمة وشرط البيئة وسياق الخطر.

مثلًا، داخل القطاع العام نفسه قد تدير مؤسسة أنشطة محدودة منخفضة التعقيد بينما تحمل أخرى عمليات كيميائية أو ورديات متعددة أو حملًا تشريعيًا مكثفًا. يمكن تقديم اقتراح افتراضي؛ لكن يجب حفظ مبرر الفئة المختارة والانحراف عن الافتراضي إن وُجد. وعند تغيّر النشاط في تدقيق المتابعة التالي لا تُستخدم الفئة القديمة بصمت، بل تُفتح مهمة إعادة تقييم.

أي عوامل تغير المدة الأساسية؟

تعقيد المواقع والخدمات اللوجستية واللغة والمساحات الكبيرة والكثافة التشريعية العالية والعمليات الفريدة والمواقع المؤقتة والعمليات المستضافة خارجيًا من أهم العوامل المؤثرة في المدة.

يشير IAF MD 5 إلى أن حالات مثل تعدد المباني أو المواقع، واللغات المختلفة والحاجة إلى مترجم، والموقع الكبير جدًا مقارنة بعدد الموظفين، والأنشطة الخاضعة لتنظيم مكثف، والعمليات المعقدة جدًا أو الفريدة، وزيارات المواقع المؤقتة قد تزيد المدة. ولـQMS وEMS وOH&SMS عوامل خاصة بالنظام إضافية. وإذا دُرس الإنقاص فيجب تسجيل أسسه بوضوح مثل نضج النظام أو العمليات المتكررة/منخفضة التعقيد أو محدودية النطاق؛ وألا تُضعف فعالية التدقيق. [1]

نموذج البيانات الجيد لا يحفظ العوامل خانات «يزيد/ينقص» فقط. بل تُحفظ معًا نوع العامل والمعلومة المصدر والكمية والشرح والملف المرفق والشخص المقترح والشخص المعتمد وتاريخ النفاذ. وهكذا يُرى ما إذا كان الإنقاص في الدورة السابقة لا يزال صالحًا للمؤسسة اليوم.

كيف يُقرأ مثال QMS بسيط؟

في جدول IAF MD 5 لـQMS القيمة الابتدائية لـ26–45 موظفًا فعالًا هي 4 مدققين/يوم كمجموع المرحلتين 1 و2 للتدقيق الأول؛ وهذه ليست قيمة العرض النهائية.

لنفترض في مؤسسة نموذجية تحقق العدد الفعّال للعاملين 38. يعطي الجدول QMS 1 قيمة ابتدائية 4 مدققين/يوم. إذا كانت المؤسسة تعمل في مبنيين منفصلين، وعملية التصميم في موقع آخر، وستُستخدم لغتان في التدقيق، تُقيَّم هذه الشروط إضافًا. وفي المقابل قد يثير كون معظم العمليات متكررًا نقاش إنقاص. يُكتب أساس كل زيادة وإنقاص على حدة؛ وتُعدَّل النتيجة إلى أقرب نصف يوم وتُعرض على الاعتماد المخوّل. [1]

هذا المثال ليس نتيجة جاهزة لعميل محدد. فقول «38 موظفًا تساوي 4 أيام» دون معرفة فئة الخطر والنطاق والورديات والمواقع والاستضافة الخارجية والنظام المتكامل وقواعد البرنامج ناقص. يمكن للبرمجيات عرض المثال لأغراض التدريب؛ لكنها في الحساب الفعلي يجب أن تعيد التحقق من كل مدخل.

هل مدقق/يوم واليوم التقويمي وحجم الفريق الشيء نفسه؟

لا. مدقق/يوم مجمل الجهد؛ والمدة التقويمية وحجم الفريق يظهران كيف وُزع هذا الجهد ويجب تخطيطهما إضافًا من أجل الفعالية.

وفق IAF MD 5 فإن يوم التدقيق عادة ثماني ساعات. وإذا ظهر عدد عشري في نتيجة الحساب فيُعدَّل إلى أقرب نصف يوم؛ مثلًا 5,3 يوم تصبح 5,5، و5,2 تصبح 5. وليس من المناسب إنقاص عدد أيام التدقيق ابتداءً بتخطيط أيام عمل أطول. وحجم الفريق أيضًا ليس موضوع قسمة ميكانيكية: فنشاط مدققين في نصف يوم قد لا ينتج في كل حال الأثر ذاته كيوم كامل لمدقق واحد. [1]

يجب أن يعرض النظام منفصلةً مجمل مدقق/يوم، واليوم التقويمي في الميدان، والنشاط عن بُعد، والتنقل، والمدة المسندة لكل عضو فريق. ويُلتقط في التحقق من الخطة الجلسات المتعارضة أو ظهور شخص واحد في موقعين في الوقت ذاته. وعند تغيّر الخطة يجب تجديد إصدار التوزيع حتى لو لم تتغير نتيجة الحساب.

كيف تُعالج التدقيقات عن بُعد ومتعددة المواقع والمتكاملة؟

تجلب هذه السيناريوهات قواعد إضافية على الحساب الأساسي؛ ويجب أن تتحقق البرمجيات إضافًا من الملاءمة والانتقاء وحد النشاط عن بُعد وتعديل المدة المتكاملة.

يطلب IAF MD 5 عند استخدام تقنيات التدقيق عن بُعد تطبيق شروط IAF MD 4 وتعريف الأنشطة في الخطة. ولـOH&SMS تقتصر الأنشطة عن بُعد على مراجعة الوثائق/السجلات والمقابلات؛ فلا يمكن تدقيق ضبط العمليات وضبط مخاطر الصحة والسلامة بتقنية التدقيق عن بُعد. ويجب بناء هذا الحد في البرمجيات ليس بعلامة «عن بُعد» فقط بل بنوع النشاط والمبرر. [3]

وفي البنى متعددة المواقع تُربط كل إجراءات الموقع والوظائف المركزية والموظفين والنشاط وقرار الانتقاء. وفي الأنظمة المتكاملة تُقيَّم معًا المدد القابلة للتطبيق لأنظمة الإدارة المختلفة ومستوى التكامل وكفاءة الفريق. وIAF ID 14:2023 وثيقة إعلامية محدّثة تشرح خطوات الملاءمة والانتقاء والعدد الفعّال للعاملين والتعقيد والتصحيح والمدة الإجمالية لتحديد مدة التدقيق المتكامل متعدد المواقع؛ ولا تحل محل IAF MD 5 الإلزامي أو شروط البرنامج. [4]

كيف تُحدَّث مدد تدقيق المتابعة وإعادة منح الشهادة؟

يجب إعادة مراجعة مدد تدقيق المتابعة وإعادة منح الشهادة وفق بيانات العميل المحدّثة وأداء النظام، لا بنسخ عدد الأيام القديم.

يقدم IAF MD 5 إطارًا يتوقع أن تكون المدة المنفقة في تدقيق المتابعة السنوي خلال دورة السنوات الثلاث الأولى نحو ثلث مدة منح الشهادة الأولي؛ وأن تكون مدة إعادة منح الشهادة نحو ثلثي تدقيق أولي حالي يُجرى في ذلك التاريخ. وحساب إعادة منح الشهادة ليس ثلثيّ المدة المنفقة فعلًا في التدقيق الأول سابقًا مباشرة. بل تؤخذ تغييرات المؤسسة والنطاق والموظفين والمواقع والورديات والعمليات ونضج النظام في الحسبان. [1]

لذلك يجب أن يفتح النظام قبل كل تدقيق متابعة نموذج تحديث العميل، ويقارن البيانات الجديدة بالحساب السابق ويعلم الفروق المستوجبة لإعادة التقييم. وحتى لو لم يوجد تغيير فيُسجل المراجع والتاريخ. وهكذا لا تُستخدم عبارة «كان يومين العام الماضي أيضًا» بدل المبرر التقني.

أي ضوابط يجب أن تكون إلزامية في محرك الحساب؟

يجب أن يدير محرك الحساب معًا الإصدار ولقطة المدخلات والخطوات الوسيطة القابلة للشرح والاعتماد المخوّل والقفل ومحفزات إعادة الحساب.

• إصدار القاعدة: لا تكفي «IAF MD 5» وحدها؛ بل يجب أن يظهر الإصدار والنسخة وتاريخ النشر/التطبيق وإصدار القاعدة الداخلي.
• البيانات المصدر: يُسجل ممن ومتى أُخذت معلومات الموظفين والمواقع والنشاط.
• النتيجة الوسيطة: يجب أن يكون باستطاعة المستخدم تتبع المدة الأساسية وكل تصحيح والتقريب والتوزيع.
• التحقق من الدور: يُفصل من يُعد الحساب ومن يعتمده وفق مصفوفة الصلاحيات وإجراء المؤسسة.
• القفل: الحساب المرتبط بعرض أو خطة معتمدة لا يتغير بصمت؛ بل تُفتح مراجعة جديدة.
• المحفز: تغيير الموظفين أو النطاق أو المواقع أو الورديات أو العمليات ينتج مهمة إعادة تقييم.
• التقرير: تُعرض المدة والمبرر المقدمان للعميل وتفصيل الحساب التقني الداخلي بمستوى الوصول الصحيح.

يدعم هذا النهج إطار الكفاءة والاتساق والحياد في ISO/IEC 17021-1؛ لكنه لا يحل محل مجموعة شروط المعيار الكاملة. وشاشة الحساب، ضمن ملف منح شهادات الأنظمة من الطلب إلى الشهادة، ليست سوى بوابة تحقق واحدة. [5]

ما الأخطاء الأكثر شيوعًا في برمجيات IAF MD 5؟

أشهر الأخطاء: قبول عدد كشوف الرواتب مباشرة كموظفين فعالين، وعدم حفظ مبرر العوامل، ونسخ الحساب القديم دون ضبط التغيير.

• استخدام اختيار الخطر/التعقيد ذاته لـQMS وEMS وOH&SMS.
• إذابة توزيع الورديات والمواقع في إجمالي الموظفين فقط.
• تطبيق عامل الإنقاص دون تقييم فعالية التدقيق.
• كتابة مدة النشاط عن بُعد دون إظهار أي عملية قُيّمت وكيف.
• قسمة مدقق/يوم على اليوم التقويمي دون تقييم فعالية الفريق إضافًا.
• النسخ التلقائي لعدد السنة الأولى في تدقيق المتابعة وإعادة منح الشهادة.
• إعادة حساب الملفات السابقة بصمت بالقاعدة الجديدة عند ورود إصدار وثيقة جديد.

كيف يمكن بناء عملية IAF MD 5 داخل Vizyon Alia؟

في Vizyon Alia يمكن بناء الحساب كسجل مرتبط ببيانات الطلب، ظاهر فيه إصدار القاعدة ومبررات العوامل، ومرتبط بملفات العرض والخطة والقرار ومعتمد مخوّلًا.

في حل Vizyon Alia يُربط العميل والنطاق والمواقع والمدققون ودورة الشهادة بملف العمليات ذاته. وليس صحيحًا تشغيل صيغة عامة قبل تحليل جدول حساب IAF MD 5 الحالي للمؤسسة وتدفق الاعتماد واختلافات البرنامج. وأثناء التجربة يُعاد حساب بعض الملفات المجهولة المنجزة سابقًا بالمحرك الجديد؛ ويفحص الفريق التقني ما إذا كانت الفروق ناشئة عن القاعدة أم البيانات أم التطبيق القديم.

العرض التوضيحي وتحليل العملية يضمن تجهيز مثال QMS ومثال EMS/OH&SMS ومثال متعدد المواقع ومثال تغيير نطاق تقييم محرك الحساب ليس في السيناريو الطبيعي فقط بل في الاستثناءات أيضًا.

الأسئلة الشائعة