KESA-Berechnungen und Aufzeichnungen zu Schornsteinprüfungen nachvollziehbar verknüpfen

Warum sind eine KESA-Berechnung und eine Inspektionsaufzeichnung getrennte Aufzeichnungen?

Eine KESA-Berechnung dokumentiert die technische Berechnung; eine Inspektionsaufzeichnung dokumentiert die Anlage, die Feststellungen vor Ort und die technische Prüfung. Das Vorhandensein der einen beweist nicht, dass die andere aktuell oder korrekt ist.

Kesa Technische Software beschreibt kesa-aladin als Software zur Berechnung von Schornsteinen und Abgassystemen nach europäischen Normen. Inspektionsaufzeichnungen aus dem Feld dienen einem anderen Zweck: Sie dokumentieren die tatsächliche Anlage und die Inspektionsnachweise. Verknüpfen Sie beide über dieselben Anlagen-, Gebäude-, Geräte- und Schornsteinkennungen, wobei ihre unterschiedlichen Rollen klar bleiben.

Halten Sie im VizyonTech-Workflow die KESA-Quelldatei und das Berechnungsergebnis als getrennte Aufzeichnungen und verknüpfen Sie das Feldformular, die Messnachweise und den Prüfungsstatus mit demselben Auftrag. Eine gemeinsame Kennung stellt die Beziehung her, ohne die ursprünglichen Aufzeichnungen zu ersetzen.

Welche Felder sind für jeden Eintrag zu führen?

Kurze Antwort: Es bedarf mehr als des Dateinamens. Verwenden Sie ein minimales Datenwörterbuch, das das Wiederfinden der Quelle, das Erklären von Änderungen und das Zurückverfolgen des Berichtswerts ermöglicht.

Ein Hash ist eine technische Prüfsumme, mit der festgestellt wird, ob sich der Inhalt einer Datei geändert hat; er allein beweist nicht, dass das Dokument korrekt oder autorisiert ist. Berechtigung, technische Prüfung und Quellenverifizierung müssen zusätzlich erfolgen.

Was ist beim Übernehmen der KESA-Datei ins System zu verifizieren?

Kurze Antwort: Die Übertragung ist mehr als ein Datei-Upload. Ein Eintrag sollte erst angenommen werden, wenn Herkunft, Format, Integrität, Softwareversion und korrekte Schornstein-ID der Datei verifiziert sind.

Der KESA-Hersteller beschreibt, dass die Software und die enthaltenen technischen Daten aktualisiert werden können. Nur die Ergebnis-PDF aufzubewahren kann daher unsichtbar machen, in welcher Software- und Datenumgebung die Berechnung erzeugt wurde. Quelldatei und menschenlesbare Ausgabe sind gemeinsam zu führen; die bei der Berechnung verwendete Programmversion ist festzuhalten.

1. Verifizieren Sie Dateierweiterung und Inhaltstyp anhand einer erlaubten Liste; verlassen Sie sich nicht auf den Dateinamen.
2. Erzeugen Sie für die Quelldatei eine Integritätsprüfung wie SHA-256 und nutzen Sie diese später zur Änderungskontrolle.
3. Erfassen Sie die KESA-Softwareversion, das Berechnungsdatum und die zuständige Person, die die Berechnung erstellt hat.
4. Vergleichen Sie die Projekt-/Schornsteinangaben in der Datei mit Anlage-, Geräte- und Schornstein-ID im Arbeitsauftrag.
5. Speichern Sie Quelldatei und Berechnungsausgabe unter derselben Revisionsnummer, aber als getrennte Objekte.

VizyonTech garantiert nicht von selbst die Korrektheit der KESA-Berechnung oder die offizielle Anerkennung eines Eintrags. Die Aufgabe der Software ist es, die Prüfung durch die zuständige Person und den von ihr verwendeten Nachweis sichtbar und rückverfolgbar zu machen.

Wie sollte eine Inspektionsaufzeichnung mit ihrer KESA-Berechnung verknüpft werden?

Kurze Antwort: Der Abgleich sollte nicht über den Dateinamen, sondern über gemeinsame physische Objekt-IDs und eine verifizierte Querverweisung erfolgen.

Speichern Sie die Inspektionsreferenz, den Erstellungszeitpunkt der Aufzeichnung, die verantwortliche Person, den Prüfungszeitpunkt und den Prüfungsstatus in getrennten Feldern. Screenshots können die Nachweise unterstützen, doch die Referenz und der Verifizierungseintrag müssen zusätzlich als strukturierte Daten gespeichert werden. Die Prüfung muss durch eine autorisierte Person anhand der tatsächlichen Quellnachweise erfolgen.

• Prüfen Sie zuerst die Übereinstimmung von Anlage/Gebäude, Heizgerät und Schornsteincode.
• Zeigen Sie die KESA-Berechnungsrevision neben dem Prüfungszeitpunkt der Inspektionsaufzeichnung an.
• Bei Abweichungen in kritischen Feldern wie Durchmesser, Höhe, Gerät oder Leitungsführung öffnen Sie statt eines automatischen Abschlusses eine Prüfaufgabe.
• Erfassen Sie einen neuen Inspektionsstatus als zeitgestempeltes Ereignis, anstatt den vorherigen Zustand zu überschreiben.
• Wenn eine Quelldatei oder ein Inspektionsnachweis nicht verfügbar ist, lassen Sie die Verifizierung offen; geben Sie eine alte Aufzeichnung nicht als neu verifiziert aus.

Wie wird die Revisionskette bei einer Änderung bewahrt?

Kurze Antwort: Neue Berechnung oder Eintrag dürfen die alte Version nicht löschen. Änderungsgrund, betroffene Berichtsfelder und die Erfordernis einer erneuten Freigabe sind in einer expliziten Ereigniskette zu halten.

Wenn sich Geräteleistung, Schornsteinhöhe, Durchmesser, Material oder Verlauf ändern, erfassen Sie zunächst die neuen Felddaten. Erstellen Sie eine neue KESA-Revision und bewahren Sie die vorherige Datei als schreibgeschützt auf. Vergleichen Sie kritische Felder und übertragen Sie eine gegebenenfalls erforderliche Neubewertung der Inspektionsaufzeichnung an einen autorisierten Prüfer. Geben Sie den endgültigen Bericht erst frei, nachdem die aktuellen Revisionen die technische Prüfung durchlaufen haben.

Wie sind Berechtigung, Backup und Datenintegrität zu behandeln?

Kurze Antwort: Rückverfolgbarkeit ist nicht nur ein Verlaufsbildschirm; auch wer was sehen und ändern kann, wie Änderungen protokolliert werden und wie der Eintrag wiederhergestellt wird, ist zu kontrollieren.

Laut der ISO-Seite wurde die dritte Ausgabe der ISO/IEC 17025:2017 im Jahr 2023 bestätigt und bildet den aktuellen Rahmen für die Zuständigkeit und den konsistenten Betrieb von Laboratorien. Auch der LIMS-Informationsleitfaden von TÜRKAK behandelt Laborinformationssysteme im Kontext des Informationsmanagements der Norm. Das technische Ergebnis: Rollenzugriff, unveränderliches Ereignisprotokoll, kontrollierte Korrektur, Backup und Wiederherstellungstests sind in das Prozessdesign einzubeziehen.

Die Person, die die Rohdatei hochlädt, sollte ihren eigenen Eintrag nicht selbst technisch freigeben; die Rollen Ersteller, Prüfer und Veröffentlicher sind je nach Bedarf zu trennen. Ist eine Korrektur erforderlich, werden alter Wert, neuer Wert, Grund, Zeitpunkt und Nutzer erfasst. Statt eine Sicherung anzunehmen, wird der Nachweis durch eine Wiederherstellungsübung erbracht.

Anwendbare Kurzanleitung

Alle sieben folgenden Prüfungen sollten bestanden sein, bevor die Kette aus Berechnung und Inspektionsaufzeichnung für die Berichterstattung bereit ist.

1. Vergeben Sie für jeden Schornstein eine unveränderliche Haupt-ID; verwenden Sie nicht den Projektnamen anstelle einer ID.
2. Verknüpfen Sie KESA-Quelldatei, Ausgabe, Version und Hash mit derselben Berechnungsrevision.
3. Speichern Sie die Inspektionsreferenz, den Status, den Prüfungszeitpunkt und den Prüfer in getrennten Feldern.
4. Vergleichen Sie kritische Feldangaben zwischen den beiden Einträgen und steuern Sie Abweichungen über Aufgaben.
5. Löschen Sie alte Versionen nicht; verknüpfen Sie die neue Revision ausdrücklich mit der vorherigen.
6. Richten Sie Berechtigungsgates für die Rollen Ersteller, Prüfer und Veröffentlicher ein.
7. Verhindern Sie die Berichtsfreigabe, wenn Quellnachweise fehlen, Unterschiede unerklärt bleiben oder die Verifizierung offen ist.

Informieren Sie sich über den Lösungsumfang und besprechen Sie Kennungen, Revisionen und Freigabekontrollen für Ihren KESA- und Schornsteinprüfprozess. Vizyon Baca · Demo anfordern.