Como preservar a versão e o registo de operações na revisão de relatórios assinados eletronicamente?

O que fazer quando um relatório assinado eletronicamente é revisto?

Não altere o ficheiro assinado. Abra uma nova revisão com a justificação da alteração; preserve a versão assinada anterior, o valor de resumo e as provas de verificação. Submeta a nova versão a nova aprovação técnica e assine-a, e registe no rasto de operações a ligação entre as duas versões.

Assim, o relatório atual encontra-se facilmente; a cópia antiga não desaparece silenciosamente nem parece a nova versão. A assinatura eletrónica suporta a integridade da versão assinada. Quando o conteúdo muda, em vez de transportar a assinatura antiga para o novo ficheiro, é necessário um novo ciclo de assinatura.

Com que estrutura é preservado o registo de revisão?

Resposta curta: sob uma identidade de relatório imutável, cada versão publicada deve ser um objeto separado e imutável; as versões devem ser ligadas entre si por ligações de «anterior» e «substitui».

A ISO/IEC 17020:2026 é a edição atual que introduz novas disposições sobre controlo de dados e informação para organismos de inspeção. A contrapartida no software não é guardar apenas o ficheiro do relatório, mas manter também de forma controlada os registos, decisões, acessos e ligações de versão que o produzem. As condições aplicáveis à organização devem ser avaliadas separadamente, segundo o seu âmbito e plano de transição.

Que eventos deve registar o rasto de operações?

Resposta curta: a informação «quem alterou o quê e quando?» não basta. O antes e o depois da alteração, a justificação, a versão afetada, o resultado da autorização e, em caso de falha da operação, o estado do erro devem ser registados em conjunto.

• Abertura do pedido de revisão, justificação e registo de origem
• Criação do rascunho e campos transportados da versão anterior
• Alterações de campos e anexos; referência segura para os valores anterior e novo
• Revisão técnica, devolução, aprovação e controlos de separação de funções
• Valor de resumo do ficheiro submetido a assinatura e resultado da operação de assinatura
• Resultado do certificado, estado de revogação, carimbo temporal e política de verificação utilizada
• Eventos de publicação, visibilidade no portal, descarregamento e distribuição externa
• Passagem da versão antiga ao estado «foi publicada nova revisão em substituição»

O rasto de operações deve conter os campos utilizador da aplicação, tempo fiável, tipo de evento, identidade do objeto, resultado e justificação. A autorização de administração não deve permitir reescrever silenciosamente o histórico; um registo que exija correção deve ser explicado com um novo contrarregisto. Em eventos com dados pessoais, o acesso deve ser limitado por papel e por necessidade.

Como verificar as assinaturas antiga e nova?

Cada versão deve ser verificada de forma independente. Mesmo que a assinatura da versão antiga seja válida, isso não significa que a versão continue atual; e a atualidade da nova versão não invalida a prova da assinatura antiga.

A BTK explica que a assinatura eletrónica segura permite detetar se os dados assinados foram alterados posteriormente e que a parte que verifica deve consultar o certificado qualificado, a validade ou o estado de revogação e as restrições de utilização. A ETSI EN 319 102-1 V1.4.1 define o processo de verificação e a ETSI TS 119 102-2 V1.4.1 define a comunicação estruturada do resultado da verificação. O resultado da aplicação deve distinguir, no mínimo, válido, inválido e indeterminado/prova em falta ; não deve considerar uma falha de serviço como sucesso.

1. O resumo do ficheiro da versão pretendida e o contentor de assinatura são correspondidos.
2. São avaliadas a integridade da assinatura, a cadeia de certificados, o estado no momento da assinatura e as limitações de utilização.
3. São verificados, se existirem, o carimbo temporal e as provas de validação de longo prazo.
4. O resultado é ligado ao registo da versão com a hora de verificação, a política/versão e a descrição do erro.
5. Uma regra de negócio separada determina o estado atual, substituído, revogado ou rascunho.

O que protege o carimbo temporal e o pacote de arquivo?

O carimbo temporal ajuda a provar que os dados eletrónicos existiam antes de um determinado momento; não é, por si só, gestão de versões nem arquivo. Para verificação futura, o ficheiro assinado, a cadeia de certificados, a prova do estado de revogação, o carimbo temporal, o relatório de verificação e a política aplicada devem ser preservados em conjunto.

O Guia de Perfis de Utilização de Assinatura Eletrónica da BTK distingue os formatos de assinatura eletrónica com dados de verificação, de longo prazo e de arquivo. A estratégia de arquivo deve também tratar como operação registada a renovação de provas quando os métodos criptográficos ou a política envelhecerem. A renovação não altera o conteúdo do relatório antigo; acrescenta ao pacote de provas existente uma nova prova de proteção com histórico.

Como mostrar a versão antiga no portal e na distribuição?

A revisão atual deve ser destacada; a versão antiga deve permanecer localizável para o utilizador autorizado e mostrar claramente o estado «foi publicada nova revisão em substituição».

• O URL antigo ou o registo de verificação não devem descarregar silenciosamente o ficheiro novo.
• Deve mostrar-se ao utilizador a identidade do relatório consultado, a revisão, a data de publicação e o estado de atualização.
• Deve fornecer-se uma ligação segura para a versão atual; a justificação de alterações sensíveis não deve ser aberta a todos.
• Se for necessária informação ou recolha para quem recebeu a cópia antiga, devem criar-se tarefas por destinatário.
• Uma falha de distribuição não deve ser encerrada como se o envio tivesse sido feito.

Para os campos da vista pública de verificação, consulte o guia da página de verificação de relatórios por QR , que pode consultar.

Como estabelecer a segurança de autorizações e de dados pessoais?

As autorizações para abrir revisões, alterar conteúdo, aprovar tecnicamente, assinar, publicar e aceder ao histórico devem estar ligadas a papéis separados. A KVKK exige prevenir o acesso ilícito aos dados pessoais e obriga a medidas técnicas e administrativas que garantam a conservação dos dados; em vez de um único modelo de segurança, exige medidas proporcionais ao risco do trabalho e dos dados.

Por isso, o rasto de operações não deve ser um ficheiro legível por todos. A matriz de autorizações, a autenticação forte, o registo de acessos, as cópias de segurança imutáveis, os testes de restauro e o procedimento de análise de incidentes devem funcionar em conjunto. O prazo de conservação deve ser definido segundo o tipo de relatório, o contrato, a legislação aplicável e a finalidade do tratamento, e não assumido como universal e ilimitado.

Que cenários devem ser testados no piloto da VizyonTech?

Ao avaliar a solução Vizyon Periyodik , experimente, numa única família de relatórios, além da revisão normal, também cenários adversos. O critério de sucesso não é apenas gerar um novo PDF, mas o sistema impedir a publicação da versão errada e o encerramento com prova incompleta.

1. Tente alterar o ficheiro assinado no próprio local; o sistema deve exigir a abertura de uma nova revisão.
2. Envie para aprovação sem justificação da alteração; o fluxo deve bloquear.
3. Altere o resumo do ficheiro antes da assinatura; a operação de assinatura deve ser cancelada.
4. Quando o estado do certificado não puder ser obtido, examine o resultado da verificação; o resultado deve permanecer indeterminado.
5. Abra a página de verificação da revisão antiga; deve ver-se que não está atual e a ligação à nova versão.
6. Siga a tarefa de notificação e a prova de entrega para a cópia antiga distribuída.

Para conhecer a arquitetura mais ampla de aprovação e assinatura eletrónica, está disponível o guia de digitalização do processo de controlo periódico , que também pode consultar.