Kısa cevap: KEP entegrasyonu ne sağlar?
KEP entegrasyonu; bordro, ihtarname, sözleşme ve resmî yazışma gibi belgeleri yazılımınızdan kayıtlı elektronik posta ile göndermenizi, gönderim ve teslim kayıtlarını senet hükmünde birer delil olarak arşivlemenizi sağlar.
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) nedir?
KEP, bir mesajın kim tarafından ve ne zaman gönderildiğini, alıcıya ne zaman ulaştığını hizmet sağlayıcının sistem kayıtlarıyla belgeleyen resmî bir elektronik posta sistemidir. Türkiye’deki temel hukuki dayanağı 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’dur; işleyiş kuralları 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile belirlenir. PTT gibi yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılar bu sistemi işletir; farklı sağlayıcılardaki KEP adresleri birbirine mesaj gönderebilir.
KEP’i sıradan e-postadan ayıran temel nokta ispat gücüdür. Yönetmeliğin 15. maddesi, KEP kayıtları ile KEP delillerinin senet hükmünde olduğunu ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılacağını düzenler. Gönderim ve teslim zamanları, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki zaman damgası ile sabitlenir. Türk Ticaret Kanunu’nun 18. maddesinin üçüncü fıkrası da tacirler arasında temerrüde düşürme, sözleşmeyi fesih ve sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar ile ihtarların; noter, taahhütlü mektup ve telgrafın yanında “güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi” ile yapılabileceğini açıkça sayar. TTK’nın 1525. maddesi ise KEP sistemi, işlemleri, sonuçları ve ilgili tarafların hak ve yükümlülüklerine ilişkin usul ve esasların BTK tarafından yönetmelikle düzenlenmesini öngörür.
KEP entegrasyonu nasıl çalışır?
Entegrasyon, KEP’i tek tek elle kullanılan bir araç olmaktan çıkarıp yazılım akışınızın bir adımı hâline getirir. Vizyon tarafında gönderim akışı beş adımda ilerler:
- Belgeyi hazırlayın: Dönem verisinden veya şablondan kişiye özel, erişimi sınırlandırılmış PDF üretin.
- Yetkili kontrolden geçirin: Gönderim öncesinde dönem, belge ve alıcı eşleşmesini rol bazlı bir onay adımıyla kesinleştirin.
- Toplu ve kontrollü gönderin: Hazır belgeleri KEP gönderim kuyruğuna alın; tek bir alıcıda oluşan hata diğer gönderimleri durdurmasın.
- Durumu izleyin: Gönderildi, teslim edildi, işlem bekliyor ve hata durumlarını zaman bilgisiyle takip edin.
- Delili arşivleyin: İleti ve teslim kayıtlarını ilgili kişi ve dönem kaydının altında saklayın.
Bu düzen tekil gönderim için de çalışır; asıl kazanç, yüzlerce bordronun veya ihtarnamenin aynı kalite kapısından geçmesi ve her birinin delil zincirinin eksiksiz kalmasıdır.
KEP entegrasyonunun avantajları nelerdir?
KEP entegrasyonunun avantajları, yasal ispat ve operasyonel verimlilik olmak üzere iki başlıkta toplanır:
| Avantaj | Ne sağlar? |
|---|---|
| Senet hükmünde delil | KEP kayıtları ve delilleri, aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır; uyuşmazlıkta elinizi güçlendirir. |
| Zaman ispatı | Gönderim ve teslim zamanları zaman damgasıyla sabitlenir; “ne zaman gönderildi” tartışması kapanır. |
| Teslim kanıtı | “Gönderdim” değil “ulaştı” kanıtı elde edilir; ihtar ve bordro tesliminde kritik farktır. |
| Gizlilik ve KVKK | Kişiye özel belge ve kontrollü iletimle bordro yalnız alıcıya ulaşır; 6698 sayılı KVKK’nın 12. maddesindeki güvenlik tedbirlerine veri tarafında katkı sağlar. |
| Maliyet ve hız | Baskı, zarf, kargo ve elden teslim maliyeti ortadan kalkar; toplu gönderim saatler yerine dakikalar içinde tamamlanır. |
| İzlenebilir arşiv | Her belgenin gönderim ve teslim durumu tek ekrandan, çalışan ve dönem bağlamında görünür kalır. |
| Tanınmış yasal kanal | TTK 18/3, tacirler arası ihtar ve ihbar bildirimlerinde KEP’i sayılı yöntemler arasında gösterir. |
Sıradan e-postada alıcıya ulaşıp ulaşmadığını, ulaşılan mesajın içeriğinin değişmediğini ispat etmek için ayrıca emek harcanır; KEP’te bu kayıtlar sistemin doğal çıktısıdır.
Vizyon KEP entegrasyonu İK süreçlerinde nasıl kullanılır?
İK e-bordro yapısında hedef, doğru bordronun doğru çalışana hazırlanması, yetkili onaydan geçmesi, KEP üzerinden gönderilmesi ve teslim sonucunun aynı çalışan kaydında saklanmasıdır: puantaj, izin, fazla mesai ve ücret verisi dönemle ilişkilendirilir; onaylanan dönemden her çalışan için ayrı bordro PDF’i üretilir; gönderim öncesi rol bazlı kontrol adımı eşleşmeyi kesinleştirir; bordrolar KEP kuyruğuna alınır; ileti, teslim ve hata durumları KEP delilleriyle izlenip ilgili çalışan ve bordro dönemi altında arşivlenir.
Aynı altyapı e-ihtar ve e-sözleşme gönderiminde de kullanılır: çalışan yazışmaları yetkili onay, KEP gönderimi ve işlem geçmişiyle yönetilir. Böylece özlük, izin, eğitim ve yetkinlik kayıtlarıyla aynı çalışan profili içinde, ispatı güçlü bir yazışma geçmişi oluşur.
EYP ve e-Yazışma desteği ne kapsar?
Resmî yazışmalarda yalnız KEP gönderimi değil, yazışma paketinin standartlara uygunluğu da önemlidir. Vizyon; üst yazı ve ekleriyle EYP paketi üretmeyi, bu paketleri doğrulamayı ve delilleriyle birlikte arşivlemeyi kapsayan e-Yazışma desteği sunar. Hazırlanan yazışma, KEP dış imzası ile karşı tarafa iletilebilir; böylece paket bütünlüğü ile teslim kanıtı aynı akışta kalır.
KEP ile e-Tebligat aynı şey mi?
Hayır. e-Tebligat, kanuni tebligat usullerinin yerine geçen ayrı bir resmî sistemdir. KEP ise ticari ve kurumsal yazışmada gönderim ve teslimi ispat gücüyle belgeleyen bir iletişim kanalıdır. İkisi birbirinin yerine geçmez; KEP entegrasyonu, tebligat yükümlülüklerinizin yerine değil, yazışma ve teslim süreçlerinizin izlenebilirliğine hizmet eder.
Mevcut yazılımımız KEP entegrasyonuna API ile bağlanabilir mi?
Evet. Vizyon, mevcut ERP veya muhasebe yazılımınızın göndermek istediği belgeleri RESTful API ve webhook üzerinden KEP gönderim akışına taşıyabilir; bordro, teklif veya resmî yazışma çıktılarınız ayrı sistemde kalmadan aynı teslim ve delil zincirine bağlanır. Kurulum kapsamında KEP sağlayıcı hesabınızın kullanımı, gönderim kuyruğunun ve delil arşivinin yapısı birlikte planlanır.
Sık sorulan sorular
KEP ile kimlere mesaj gönderebilirim?
KEP mesajı KEP adresine gönderilir. Alıcının kayıtlı elektronik posta adresi bulunmalıdır; alıcının hizmet sağlayıcısı sizden farklı olsa bile adresler arası iletişim mümkündür.
KEP kayıtları mahkemede delil olur mu?
KEP yönetmeliğinin 15. maddesi, KEP kayıtları ve delillerinin senet hükmünde olduğunu ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılacağını düzenler. Somut uyuşmazlıkta değerlendirme mahkemeye aittir.
İhtarname KEP ile gönderilebilir mi?
TTK’nın 18. maddesinin üçüncü fıkrası, tacirler arası temerrüt, fesih ve sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar ile ihtarların güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta ile yapılabileceğini sayar. Sürecinizin özel şartları için hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Bordro gönderiminde çalışan bilgisi gizli kalır mı?
Her çalışan için ayrı, erişimi sınırlandırılmış bordro belgesi üretilir ve yalnız ilgili çalışanın adresine gönderilir; teslim sonucu aynı çalışan kaydında saklanır. Bu düzen, KVKK kapsamındaki güvenlik tedbirlerini veri tarafında destekler.
KEP entegrasyonu kurulumu ne kadar sürer?
Süre, KEP sağlayıcı hesabınızın hazır olup olmamasına ve gönderilecek belge çeşitliliğine bağlıdır; tek belge türüyle başlayıp kademeli genişletmek en hızlı yoldur.
Kaynaklar
- BTK — Kayıtlı Elektronik Posta Mevzuatı sayfası (KEP Yönetmeliği, 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete; 6102 sayılı TTK m. 18/3 ve m. 1525 atıfları; BTK kaynağı 19 Ekim 2026 tarihinde yeniden kontrol edildi).
- Mevzuat Bilgi Sistemi — 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun (23.11.2014 tarihli ve 29177 sayılı Resmî Gazete; erişim 18 Eylül 2026).
- Resmî Gazete — 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı; m. 12 veri güvenliği; erişim 18 Eylül 2026).
- PTT — Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmet sayfası (KEP tanımı, kullanıcı girişi ve başvuru; erişim 18 Eylül 2026).
- PTT — KEP Uygulama Esasları (KEPUE) (zaman damgasının 5070 sayılı Kanun kapsamında yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılardan alınması; erişim 18 Eylül 2026).
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; somut gönderim süreçlerinde yürürlükteki mevzuatı ve hukuk danışmanınızın görüşünü esas almalısınız. VizyonTech yorumları, resmî mevzuat metninden ayrı olarak belirtilmiştir.